Cara Top 1 Blog + Informasi Soal Pengetahuan Umum

 Menjaga pemasok bahagia  - Kepentingan Manajer Keuangan

Artikel ini ditulis untuk kepentingan manajer keuangan atau siapa pun yang mengelola proses membayar pemasok.

Pembelian Ledger account dibayarkan pengolahan

Apapun sistem TI Anda menggunakan, harus ada mekanisme di perusahaan Anda yang menjamin faktur tidak dibersihkan untuk pembayaran kecuali barang atau jasa yang mencakup telah benar diperintahkan, disampaikan, dan dikenakan harga yang tepat.

Jika Anda akan menjaga Anda bahagia, Anda perlu memastikan bahwa pemrosesan faktur terjadi secepat mungkin. Diskusikan dengan staf Anda kinerja yang menargetkan bahwa semua faktur pembelian harus dibersihkan untuk pembayaran dalam, katakanlah, 5 hari kerja penerimaan. (Hanya tidak memaksakan target!)

Staf Anda hampir pasti akan memberitahu Anda bahwa 85% dari tagihan ini adalah tidak ada masalah, tetapi ada beberapa kasus khusus yang akan membuat hal ini mustahil untuk dicapai.

Anda perlu meninjau kasus khusus satu pada satu waktu dan menghilangkan alasan untuk pengolahan mereka lambat. Alasan khas & tanggapan meliputi:

· Faktur harus ditandatangani oleh seorang manajer yang secara teratur keluar dari kantor.

o mendirikan sebuah sistem email salinan scan atau ringkasan tagihan untuk persetujuan terpencil.

· Pemasok faktur jarang sesuai dengan pesanan.

o berbicara dengan orang-orang yang meningkatkan perintah tentang amandemen

Pemasok faktur yang berantakan dan sangat sulit untuk menafsirkan.

o bicara ke pemasok tentang meningkatkan tata letak mereka atau memberikan informasi tambahan. Jika ini tidak berhasil, berbicara dengan pembeli Anda tentang menemukan pemasok yang berbeda, dengan menggunakan argumen bahwa ada biaya tersembunyi yang tinggi dengan faktur miskin.

Anda perlu untuk mengadopsi pendekatan perbaikan terus-menerus, selalu mencari cara baru untuk merampingkan proses Anda.

Pemasok mengejar dan menjalankan pembayaran

Tujuan Anda dalam mengatur pembayaran berjalan adalah untuk menjaga minimal panggilan mengejar & huruf yang Anda terima dari pemasok. Ini adalah gangguan menjengkelkan, menambahkan apa-apa untuk profitabilitas perusahaan Anda & merusak efisiensi Departemen Anda.

Jika Anda tahu dengan keyakinan ketika Anda akan membayar mereka, mereka tidak akan repot-repot untuk memanggil. Jenis pernyataan Anda ingin membuat mereka adalah:

"Kami jelas semua membeli faktur dalam 5 hari kerja penerimaan. Kami membuat pembayaran (mingguan/dua mingguan/bulanan) menjalankan sehingga uang itu dalam bank pada hari Jumat untuk semua tagihan yang dibersihkan oleh Selasa sebelumnya. Kami lebih suka itu jika Anda tidak menelepon kami kecuali Anda merasa kami tidak memenuhi komitmen ini.

Anda bisa meningkatkan kecepatan clearance faktur Anda oleh (menyediakan rincian geografis, subtotalling oleh proyek, atau perbaikan apapun yang lain diperlukan.)"

Jika Anda mampu membuat pernyataan-pernyataan dan tongkat kepada mereka, Anda akan melihat penurunan interupsi dari panggilan telepon.

Membangun hubungan

Internal

Cukup sering, satu-satunya waktu yang Anda akan berurusan dengan manajer tertentu di perusahaan Anda adalah ketika pemasok mereka telah menempatkan mereka pada berhenti & mereka tidak mampu untuk melanjutkan dengan operasi. Mereka frustrasi dan marah, menyalahkan Anda, dan mengharapkan Anda untuk menyelesaikan masalah sekaligus.

Sangat sering, masalah ini disebabkan oleh Manajer keluhan yang belum dibangkitkan perintah atau ditandatangani faktur.

Situasi ini perlu ditangani dengan segera, seperti operasi perusahaan harus terus. Tapi itu jauh lebih baik untuk mencegah mereka dari timbul di tempat pertama.

Anda perlu membuat jelas kepada setiap orang yang terlibat dalam memesan barang atau jasa yang mereka harus mematuhi prosedur untuk meningkatkan dan menandatangani dokumen. Jika mereka tidak melakukannya, Anda tidak dapat membayar pemasok, yang akan menempatkan Anda di halte. Beberapa contoh ini terjadi dapat membantu untuk re-inforce titik.

Eksternal

Jika pemasok telah menempatkan Anda pada berhenti, mereka mungkin akan mengambil garis tegas dengan pembeli Anda. Namun, jika Anda bisa mendapatkan

Jika pemasok telah menempatkan Anda pada berhenti, mereka mungkin akan mengambil garis tegas dengan pembeli Anda. Namun, jika Anda bisa mendapatkan kepada seseorang di departemen keuangan mereka, Anda sering dapat membujuk mereka untuk membawa Anda keluar berhenti jika Anda memberikan beberapa usaha untuk membayar mereka segera. Namun, jika Anda tidak mengikuti untuk usaha Anda, maka ini hanya akan bekerja sekali.

Jika Anda memiliki pemasok tertentu yang mewakili proporsi yang tinggi dari pembelian Anda atau faktur yang menyebabkan Anda kesulitan-kesulitan yang parah, pertemuan tatap muka dengan nomor sebaliknya adalah ide yang baik. Orang ini akan memiliki masalah yang sama seperti yang Anda lakukan dan akan menghargai pendekatan umum untuk perbaikan. Anda juga dapat membuat perjanjian dimana Anda menunda pembayaran pada akhir tahun Anda, sementara maju pembayaran pada akhir tahun mereka, jika mereka pada tanggal yang berbeda.

Tidak cukup uang tunai?

Proses pembayaran tagihan semua dibersihkan secara teratur bekerja dengan baik jika Anda punya uang di bank. Tetapi tidak setiap perusahaan memiliki sarana untuk melakukannya.

Sebagai seorang profesional, Anda selalu akan berperilaku di etis. Jika perusahaan Anda telah masuk ke dalam kontrak dengan pemasok untuk membayar pada syarat-syarat tertentu, ini harus dihormati. Anda tidak pernah akan membuat pernyataan yang jujur untuk pemasok bahwa mereka akan dibayar pada tanggal tertentu ketika Anda tahu itu tidak benar. Jauh lebih baik untuk bersikap terbuka dan mengatakan kepada pemasok bahwa Anda tidak akan mampu membayar mereka sampai tanggal yang ditentukan. Anda mungkin dapat untuk merundingkan syarat-syarat pembayaran yang lebih lama dengan beberapa pemasok.

Di sisi lain, hal ini umumnya dipahami, jika tidak diterima, bahwa slip pembayaran periode kadang-kadang. Anda juga memiliki tanggung jawab untuk perusahaan Anda untuk memastikan bahwa memaksimalkan aliran kas dan tetap dalam fasilitas perbankan.

Bagaimana Anda mengatasi dilema ini? Hanya Anda dapat memutuskan apa tindakan yang benar untuk mengambil dalam keadaan tertentu. Akhirnya jika perusahaan Anda di bawah-memanfaatkan atau menguntungkan papan kebutuhan untuk mengatasi masalah ini daripada mengharapkan Anda untuk kemahiran oleh juggling pembayaran kepada para penyedia.

Kesimpulan

Untuk banyak departemen keuangan, pembayaran pembelian buku besar dan pemasok mewakili tunggal terbesar penggunaan tenaga kerja. Dengan menggunakan ide-ide dalam panduan ini, Anda dapat mengurangi penggunaan sumber daya, meningkatkan arus kas Anda & mengurangi gangguan dari pemasok tidak puas atau pembeli.

Kunci poin


Bekerja pada sistem Anda untuk memastikan mereka seefisien mungkin
Target penurunan panggilan telepon yang diterima dari supplier-supplier yang mengejar uang
Membangun hubungan secara internal dan eksternal